Запись на экскурсии в Дальневосточный художественный музей (ДВХМ) теперь осуществляется значительно быстрее благодаря внедрению эффективных процессов. Эта инициатива стала возможной благодаря Региональному центру компетенций в сфере производительности труда (РЦК), который помог оптимизировать организацию и продвижение музейных услуг. В рамках президентского нацпроекта "Эффективная и конкурентная экономика" были улучшены процессы, начиная от планирования выставок и заканчивая посещением музея. Министерство культуры сообщает, что проект стартовал осенью прошлого года.
На первоначальном этапе диагностики стало очевидно, что более 70% заявок на участие в музейных мероприятиях поступало по телефону. Кроме того, процесс привлечения организованных групп не имел четкой структуры, а запись на мероприятия и составление расписания велись преимущественно на бумажных носителях. Это значительно усложняло организацию музейных мероприятий, в результате чего эффективность работы составляла всего 53%.
В течение полугода рабочая группа музея и эксперты РЦК разработали и внедрили комплекс мер по оптимизации. Одним из первых шагов стало создание единого цифрового окна, что позволило сотрудникам получать доступ к информации о мероприятиях в режиме "онлайн". Это исключило необходимость поиска рукописного журнала. Также были разработаны скрипты обработки звонков, которые помогли организовать более эффективный диалог с клиентами.
На сайте музея была запущена онлайн-запись на мероприятия, а также внедрены QR-коды на афишах для упрощенной покупки билетов. Все эти меры значительно ускорили процесс записи на экскурсии, сократив его с 15 до 5 минут. Доля электронных билетов увеличилась на 3%, а время доступа сотрудников к актуальной информации сократилось на 90%. Об этом рассказала руководитель проекта и эксперт РЦК Александра Меркушева.
Кроме того, в рамках проекта были проработаны ключевые формы договоров партнерской поддержки, создана электронная канбан-доска для визуального контроля всех проектов и внедрена система 5С для повышения эффективности работы. Также для сотрудников была разработана матрица компетенций, что позволяет готовить взаимозаменяемых специалистов без перепроизводства обучения.
Эксперты РЦК также подготовили программу по дальнейшему маркетинговому продвижению музея на ближайшие полгода, которую коллектив музея будет реализовывать и масштабировать. Генеральный директор музея Наталия Толстая отметила, что участие в проекте кардинально изменило представления о бережливом производстве и его внедрении в музей. Совместная работа помогла коллективу посмотреть на себя со стороны, а также укрепить связь между сотрудниками, работающими с публикой и теми, кто находится "в закулисье" музея.
Проект не ограничился только одной частью работы. В музее был создан проектный офис, обучен внутренний тренер по бережливым технологиям, а также утвержден план тиражирования на 2026 год. В ближайшее время планируется оптимизация других процессов, таких как движение первичных бухгалтерских документов и закупочная деятельность.
Важно отметить, что по инициативе губернатора Хабаровского края Дмитрия Демешина проект по оптимизации процессов в социальных учреждениях региона реализуется с 2024 года. Работа ведется в рамках поручения Президента, согласно которому к 2030 году все учреждения социальной сферы страны должны внедрить бережливые технологии.
Эти изменения не только обеспечивают более эффективное функционирование Дальневосточного художественного музея, но и служат примером для других учреждений, стремящихся к улучшению своих процессов.
